商場開業(yè)前租戶裝修管理

商場開業(yè)前租戶裝修管理
租戶裝修情況關(guān)系到商場能否按時開業(yè)，同時也影響到商場的整體形象，因此商場需要對于租戶裝修進行管控，租戶裝修管理模塊大致可分為三大部分商戶進場及退場裝修流程、
商戶進場裝修具體要求、 商鋪裝修各項要求及流程。本文一起來看看萬象城如何進行商場開業(yè)前的租戶協(xié)調(diào)管理。
 
1. 租戶移交會
 
市場部與租戶完成租賃合同/租賃確認書的簽署、工程技術(shù)條件的確定、并已向租戶發(fā)出租戶條件圖后，由市場部擬移交MEMO至TC，并組織TC及租戶方召開租戶移交會，實現(xiàn)TC人員與租戶方的對接，以便跟進租戶的進場裝修工作。
 
招商移交TC的資料包括：租戶方對接人員及聯(lián)系方式、租戶簽約信息、 租戶條件圖及所有工程技術(shù)條件、與租戶設(shè)計、裝修有關(guān)的打印版及電子版文件
 
TC提供租戶的資料包括：《租戶設(shè)計指引》、《租戶裝修指引》
 
2. 設(shè)計與裝修協(xié)調(diào)會(可與租戶移交會合并)
 
“設(shè)計與裝修協(xié)調(diào)會”與“租戶移交會”可合并執(zhí)行。如租戶尚不具備移交條件，則前期的設(shè)計與裝修協(xié)調(diào)(會)工作由市場部人員負責(zé)跟進(組織);如租戶具備移交條件并完成移交，則由TC人員組織召開。
 
由市場/TC組織設(shè)計部、項目部、物業(yè)管理部與租戶方(租戶、租戶設(shè)計單位、租戶裝修單位等)召開設(shè)計與裝修協(xié)調(diào)會，為租戶提供裝修指引等資料，并進行說明及口頭答疑(如會議上無法解答，各部門需在會后三個工作日內(nèi)將相應(yīng)疑問回復(fù)匯總至TC組，由TC組書面回復(fù)租戶)，包括圖紙設(shè)計、裝修進場程序、裝修進場需提供資料、萬象城（專題閱讀）（相關(guān)干貨）相關(guān)部門職能等事宜的溝通。
 
此環(huán)節(jié)中，各部門職責(zé)如下：
 
設(shè)計管理部：以設(shè)計角度提出設(shè)計要求及指引，如租戶已有店鋪裝修方案設(shè)計或設(shè)計思路，應(yīng)對店鋪設(shè)計及效果圖提出專業(yè)意見并提請租戶完善設(shè)計方案，提請租戶完善設(shè)計方案，并解答租戶的相關(guān)疑問。
 
項目部：向租戶方介紹裝修工程消防報審、報驗要求及所需資料和流程;如租戶已有店鋪裝修方案設(shè)計或設(shè)計思路，應(yīng)對設(shè)計效果及設(shè)計方案給出專業(yè)意見，提請租戶完善設(shè)計方案，并解答租戶的相關(guān)疑問。
 
物業(yè)管理中心：向租戶介紹萬象城（專題閱讀）（相關(guān)干貨）裝修管理規(guī)定、安全施工注意事項、店鋪裝修施工的配合事宜(安全保障、垃圾清運等)等;如租戶已有店鋪裝修方案設(shè)計或設(shè)計思路，應(yīng)以物業(yè)管理角度對設(shè)計方案給出專業(yè)意見，提請租戶完善設(shè)計方案，并解答租戶的相關(guān)疑問。
 
TC提供租戶裝修進場資料包括：《萬象城裝修申請表》、《萬象城安全施工協(xié)議》、《萬象城商鋪裝修施工授權(quán)委托書》、《萬象城消防報審承諾書》、《萬象城租戶裝修用電用水容量申請確認書》等。
 
3. 場地移交(可與審圖、裝修施工協(xié)調(diào)會并行)
 
在租戶進場前，如租戶提出對租區(qū)進行面積測繪需求，則市場/TC組織設(shè)計部與租戶方進行現(xiàn)場實際面積測繪，并市場部跟進租賃面積調(diào)整的補充協(xié)議簽署工作。
 
由TC牽頭，組織市場部、項目部、物業(yè)管理中心在合同約定的場地移交時間內(nèi)與租戶(租戶代表須持有租戶公司的授權(quán)委托書)進行現(xiàn)場交接手續(xù)，雙方簽訂移交憑據(jù)《萬象城店鋪接場驗收登記表》(一式四份)登載場地硬件情況及移交日期等信息，并蓋章確認。
 
如各方對場地交接無異議，則租戶方、業(yè)主方在《萬象城店鋪接場驗收登記表》上簽字蓋章，TC簽字確認，以場地移交日核算免租裝修期。該表由租戶方留存兩份原件，運營部留存兩份原件，TC留存復(fù)印件歸檔至租戶檔案，物業(yè)留存復(fù)印件。租戶場地移交完成后，由TC組擬場地移交MEMO(包括移接時間、確定的面積、聯(lián)系人聯(lián)系方式等)至市場部、物業(yè)管理中心、華潤中心項目部、設(shè)計管理部、財務(wù)部、IT。財務(wù)部在收到場地移交MEMO后，負責(zé)核算免租裝修期，及收取管理費、推廣費等費用。
 
如租戶對場地交接存在異議(如場地與提供給租戶的租賃條件圖不符)，則項目部負責(zé)協(xié)調(diào)總包盡快對場地進行整改直至租戶接受并在《萬象城店鋪接場驗收登記表》上簽字蓋章(移交日以簽字當日為準);若無法進行整改或超出租賃條件要求時，則由市場部與租戶進行談判磋商。
 
根據(jù)品牌實際情況，特殊店鋪將安排內(nèi)部預(yù)接場環(huán)節(jié)，該環(huán)節(jié)由市場/TC負責(zé)發(fā)起，具體操作與正式接場相同。
 
4. 設(shè)計施工圖審核
 
租戶應(yīng)在TC規(guī)定的時間內(nèi)(距離接場日期不少于60天)提交方案設(shè)計圖(一般比例為1：50)、圖紙說明書及其電子文件進行審批。
 
在設(shè)計方案圖通過審批后，租戶應(yīng)在TC規(guī)定的時間內(nèi)(距離接場日期不少于30天)提交裝修施工圖(一般比例為1：50)、技術(shù)說明書及其電子文件進行審批，而這些資料應(yīng)嚴格依照《萬象城租戶設(shè)計指引》、《萬象城租戶裝修指引》的要求準備，并應(yīng)當是對認可的初步設(shè)計方案的深化設(shè)計。
 
在收到方案設(shè)計圖、裝修施工圖和技術(shù)說明之后，由TC擬審圖MEMO，組織市場部及審圖小組成員部門(設(shè)計部、項目部、物業(yè)管理中心)對圖紙進行審核，除市場部對效果圖審核外，審圖小組的圖紙審核采用平行審圖方式進行，其中設(shè)計部負責(zé)對效果圖進行最終審核及審核結(jié)構(gòu)設(shè)計部分，項目部負責(zé)機電設(shè)計圖紙，物業(yè)管理中心負責(zé)審核除結(jié)構(gòu)、機電外的其他圖紙。
 
圖紙審核時間要求：主力店百貨、電影院、超市審圖時間為5個工作日。次主力店、餐飲類租戶審圖時間為4個工作日。 除上述兩類店鋪之外，其他類店鋪審圖時間為2個工作日。
 
審圖小組協(xié)調(diào)人負責(zé)將本部門意見匯總并在規(guī)定時間內(nèi)反饋給TC，由TC匯總各部門專業(yè)意見并反饋至租戶，租戶需根據(jù)我司修改意見在5個工作日內(nèi)重新提交新方案，直至圖紙最終獲準。
 
租戶裝修圖紙獲我司批準后，由TC擬審圖意見函(對外發(fā)文)至租戶，并抄送市場部、設(shè)計管理部、項目部、物業(yè)管理中心，即知會各部做好租戶進場手續(xù)及出入證辦理、租戶裝修現(xiàn)場服務(wù)及管理等后續(xù)工作。
 
如果租戶在規(guī)定時間內(nèi)通過圖紙審批，項目部、物業(yè)管理中心協(xié)助租戶向相關(guān)政府部門(如消防局)申報裝修施工圖，以便辦理相關(guān)證照(如消防驗收意見書)，租戶自行支付相關(guān)費用，由于租戶的原因造成圖紙審核或裝修工作延遲，由租戶自行負責(zé)。
 
5. 工程技術(shù)條件、設(shè)計方案變更
 
如果租戶在審圖、裝修期間對工程技術(shù)條件或設(shè)計方案有所變更，TC人員須將變更情況通知對應(yīng)市場部對應(yīng)人員，由市場部對應(yīng)人員與租戶進行協(xié)調(diào)并審批變更條件。
 
6. 辦理裝修施工許可證(由物業(yè)辦理)
 
租戶及裝修公司填寫《萬象城裝修申請表》，加蓋雙方公章，向業(yè)主提交。租戶及租戶裝修施工方準備下述材料《萬象城店鋪接場驗收登記表》、《萬象城安全施工協(xié)議》、《萬象城商鋪裝修施工授權(quán)委托書》、“裝修公司資質(zhì)”、“裝修公司營業(yè)執(zhí)照”、“施工保險單”、“施工進度表”、《消防驗收意見書(或消防報審承諾書)》、“全套合格施工圖”、《萬象城租戶裝修水電容量申請確認書》、“圖紙最終審核意見”，并提交業(yè)主審核。
 
7. 施工人員辦理施工出入證(由物業(yè)辦理)
 
租戶或租戶裝修施工方準備下述材料：《裝修許可證》、建工團意險保險單、《裝修施工人員身份證、照片備查單》、施工人員1寸照片兩張、身份證原件及復(fù)印件。到物業(yè)管理中心辦理施工出入證， 憑施工出入證進出施工區(qū)域。
 
8. 租戶裝修現(xiàn)場管理
 
物業(yè)管理中心、項目部進行租戶施工現(xiàn)場管理，包括對施工人員的自律性、臨時用電、成品保護、貨梯使用、消防安全等管理，并有權(quán)對違規(guī)行為進行懲治，包括但不限于停工等處理方式，管理規(guī)定及懲罰措施詳見《萬象城租戶裝修指引》。
 
物業(yè)公司結(jié)合租戶施工進度對施工核心環(huán)節(jié)進行分項驗收。
 
9. 開業(yè)驗收
 
租戶根據(jù)裝修施工情況向TC申請開業(yè)，填寫《店鋪開張申請表》，確定開業(yè)驗收時間。由TC牽頭，組織IT、物業(yè)管理中心對租戶店鋪進行開業(yè)驗收工作。各項裝修施工到位，包括機電、空調(diào)、裝飾、消防、網(wǎng)絡(luò)等施工的落實，經(jīng)檢查同意后可安排開業(yè)事宜，各項驗收標準詳見《萬象城店鋪裝修驗收標準》。
 
物業(yè)管理中心根據(jù)租戶申請開業(yè)需求進行的開業(yè)驗收檢查僅從裝修施工角度開展，租戶開業(yè)還需結(jié)合國家政府相關(guān)要求，確認是否落實燃氣開戶、消防報審、經(jīng)營相關(guān)證照(營業(yè)執(zhí)照、環(huán)境評估報告、衛(wèi)生許可證等)領(lǐng)取等工作。對此，如租戶需我司配合相關(guān)事宜，可聯(lián)系各部門協(xié)調(diào)配合，涉及相關(guān)費用，由租戶自行負責(zé)。
 
租戶在通過開業(yè)驗收，并向公司財務(wù)部繳齊管理費、推廣費等合同約定費用以及應(yīng)扣除的滯納金后(具體標準參照合同條款)，我司方可批準其開業(yè)。
 
10. 工程整改
 
竣工驗收完成后，TC將在3個工作日內(nèi)向租戶發(fā)出開業(yè)驗收函，反饋驗收意見，租戶需依照我司意見進行整改。涉及遺留問題，由TC組織協(xié)調(diào)，物業(yè)管理中心安排復(fù)驗，并就復(fù)驗問題發(fā)出驗收函。如租戶多次復(fù)驗后整改不到位，我司將視情況處以扣留、扣除租戶裝修押金等違約處理。
 
11. 二裝退場及退裝修押金
 
二裝退場及退裝修押金要求如下：
 
開業(yè)后60天內(nèi)根據(jù)開業(yè)驗收通知完成工程整改;完成公共區(qū)域破壞的修復(fù)工作(或同意業(yè)主從裝修押金中扣除賠償金);裝修施工完畢，租戶應(yīng)向業(yè)主提供2套竣工圖以及1套電子文件(AutoCAD格式*.dwg的光盤拷貝)，圖中應(yīng)包括所有更改的隱藏管路等，以便于維護和存檔備查(運營、物業(yè)各存檔一份竣工圖);向經(jīng)營的業(yè)主提交日常消防安全責(zé)任書，并加蓋公章;向業(yè)主提交消防合格意見書及相關(guān)經(jīng)營證照復(fù)印件(如衛(wèi)生許可證、環(huán)保許可證)。租戶落實以上要求后，填寫《萬象城裝修押金退還申請意見表》TC審批，通過審批后退還保證金。